Jak prowadzić spotkanie, żeby miało ono w ogóle sens

Kiedy pracowałem kiedyś dla Niemców, kultura spotkań i narad polegała na tym, że niemal każde spotkanie musiało się zakończyć decyzją i przydzieleniem zadań. Od jakiegoś czasu obserwuję spotkania w rodzimych firmach i muszę powiedzieć, że dość rzadko zdarza się, by spotkanie miało w ogóle sens.

To oznacza, że marnujemy czas. Tony czasu.

Grzeszki

Polskie spotkania mają często wymiar licytowania własnych zasług. Myślę, że bardzo się nie pomylę, kiedy powiem, że połowa czasu jest marnowana na ustalenie, “czyj to był pomysł”.

Inną praktyką jest przekonywanie kogoś do jego własnego pomysłu za pomocą innych stwierdzeń. Uczestniczyłem ostatnio w spotkaniu w Warszawie, kiedy straciłem 2h na to, by ktoś mógł wyłuszczyć mi mój projekt jako swój. Projekt dosłałem e-mailem dwa dni wcześniej.

Druga sprawa to to, że spotkania najczęściej nie mają prowadzącego i agendy. Cholera wie, o czym będzie się mówiło, w jakim porządku i po co. Kto ma podsumować? No oczywiście “właściciel pomysłu”, więc spotkania nigdy się nie kończą, bo czyjeś podsumowanie przecież musi być ostatnie.

Z powyższym wiąże się też częsta praktyka zapraszania na spotkania osób, które normalnie są dość dalekie od danego tematu. Niemniej, czują, że jako osoby zaproszone muszą się wykazać. Czym to skutkuje? Otóż, wtrącaniem swoim trzech groszy do każdego nawet marginalnego zagadnienia. Koszmar.

Większość spotkań nie ma też celu. Nie wiemy po prostu, po co się spotykamy. A jak nie wiemy, po co, to w zasadzie, z czymkolwiek nie wyjdziemy ze spotkania, będzie ono udane. A chcemy przecież udanych spotkań, prawda?

Jednym z głównych grzechów jest też nieprzydzielanie konkretnych zadań związanych z konkretnymi ustaleniami. Wpadamy wówczas w pułapkę odpowiedzialności zbiorowej. Ustalenia rozpływają się po wszystkich uczestnikach spotkania, a więc nikt de facto nie jest za nic odpowiedzialny.

Spotkania nie mają także często notatek. Po prostu wygłaszamy jakieś sądy, które wznoszą się w powietrze i tam giną. Brak ustrukturyzowanej notatki powoduje, że za tydzień odbędziemy to samo spotkanie, wygłaszając dokładnie te same wspaniałe myśli.

 

Zacznij od małych kroków

No dobra mądralo, to co trzeba robić – zapytacie. Oto moich kilka zasad:

1. Ustal cel spotkania.
2. Ustal precyzyjnie jego uczestników i przydziel im role w spotkaniu!
3. Wyślij wcześniej do uczestników plan spotkania.
4. Ustal prowadzącego spotkanie (nawiązuje to do nr 2, ale warto to podkreślić).
5. Pilnuj, by prowadzący pilnował porządku spotkania i próbował osiągnąć zaplanowany cel.

Na koniec jeszcze dodam małą uwagę. To, jak Twój zespół będzie się zachowywał podczas spotkania, zależy też od tego, czy będzie rozumiał swoją wartość. Doceniaj więc swój zespół wtedy, kiedy masz do tego okazję.