Delegowanie zadań, uprawnień i obowiązków należy do podstawowych czynności w każdej organizacji. Najprościej delegowanie można określić jako wręczanie władzy innym. Zgodnie z definicją, jest to przekazywanie określonym pracownikom do wykonania zadania, które leży w zakresie działania przełożonego wraz z uprawnieniami i odpowiedzialnością.
Ponadto delegowanie uprawnień powinno wiązać się z zapewnieniem pracownikom oparcia i opieki, które naprowadzą ich na drogę prostego osiągnięcia celu, a nie tylko z formalnym wyznaczaniem zadań i chłodną oceną rezultatów. Teoria jasno określa, które zadania powinny być delegowane, a których delegować nie należy. Sprawy o mniejszej wadze, rutynowe lecz pilne można delegować z całą pewnością. Podobnie z zadaniami wchodzącymi w zakres działania specjalistów, szczegółowymi oraz pracami przygotowawczymi.
Delegować nie należy natomiast zadań strategicznych, o doniosłych skutkach dla przedsiębiorstwa, czynności o wysokim ryzyku lub poufnych. Taki rozkład zadań pozwala odciążyć kadrę przełożonych od czynności powtarzalnych. Z drugiej strony może być zalążkiem niepotrzebnego zbiurokratyzowania. Często kadra kierownicza rezygnuje z delegowania w obawie przez utratą kontroli nad zadaniem lub traktując podwładnego jako potencjalną konkurencję.
Co więcej, przełożeni nadal wychodzą z założenia, że sami wykonają zadanie lepiej i szybciej. Dodatkowo brak czasu na kontrolę i instruowanie pracownika może być koleją poważną barierą. Oczywiście sposób delegowania uprawnień czy odpowiedzialności będzie zależał od osobowości samego przełożonego (często menedżerowie, którzy niedawno otrzymali awans rezygnują z delegacji).
Najczęściej jednak deleguje się zadania najzdolniejszym pracownikom, w celu ich rozwoju; pracownikom, których kompetencje chcemy skonfrontować z rzeczywistością lub których pragniemy przetestować; wreszcie pracownikom dysponującym największym budżetem czasu.
Efektywne delegowanie można ująć w 5 etapów:
- Przygotowanie pracownika.
- Wyjaśnienie zadania (celu).
- Dokładne określenie jak praca powinna być wykonana.
- Nakazanie pracownikowi powtórzyć opisaną wcześniej procedurę wykonywania zadania z ewentualną korektą błędów.
- Powierzenie pracownikowi pracy do wykonania oraz kontrola i ocena efektów.
Kluczem do delegowania uprawnień i zadań jest zaufanie. To właśnie ono wraz z przekazaniem możliwości podejmowania samodzielnej decyzji, czy też dokonywania wyborów odróżnia delegowanie od zwyczajnego wydawania poleceń.
źródło: Encyklopedia Zarządzania