Kilka lat temu usłyszałem od pewnego doświadczonego zarządcy projektów następujące słowa: „jeśli spóźnisz się tylko miesiąc, to będziesz lepszy niż 99% projektów w kraju”. Już mi wtedy w głowie świtało, że dotrzymanie tzw. deadline’u jest rzadko kiedy możliwe. Dziś rozumiem to w pełni.
1. Wiara w swoje nadludzkie możliwości
Większość zarządców projektu jest przekonana, że dzięki ich zdolnościom uda się coś zrobić szybciej, niż wynikałoby to z realnych szacunków. Często chcemy pokazać, że „potrafimy”, więc myślimy życzeniowo zaślepieni własnymi możliwościami. Według mnie szef projektu potrafiący myśleć realistycznie to najlepszy szef.
2. Brak czasu, zasobów ludzkich lub pieniędzy
Powiedzmy szczerze: brak właściwego zaplecza do realizacji projektu musi skutkować co najmniej jego opóźnieniem, a często po prostu upadkiem. Brak zasobów może się wiązać z nieodpowiednim oszacowaniem zapotrzebowania, wiarą w cuda lub skąpstwem inwestora. Często wchodzimy w projekty, które są z góry skazane na porażkę, bo wydaje nam się, że sobie poradzimy, ale jak mówią: „z pustego i Salomon nie naleje”. Przestrzegajcie tej zasady, albo gińcie.
3. Złe zarządzanie projektem
To jest standard, czy nam się to podoba czy nie. Złe rozłożenie priorytetów, nieprzestrzeganie harmonogramu, „przegrzewanie” członków zespołu, ukrywanie problemów – to nasze grzechy, których często nie potrafimy uniknąć. Jeśli wymagamy perfekcji od innych, starajmy się sami o nią zadbać.
4. Sprawy nieprzewidywalne
Teoretycznie występuje coś takiego jak wypadek losowy – coś, czego nie jesteśmy w stanie precyzyjnie przewidzieć i nie wiemy, czy i jak wpłynie na nasz projekt. Choroba członka zespołu, wypadek logistyczny (np. pożar w magazynie) czy kryzys gospodarczy – mogą w sposób drastyczny zmniejszyć szansę ukończenia projektu. Dlatego projekty w mojej ocenie powinny mieć naddatki ludzkie i czasowe, by minimalizować skutki zdarzeń nieprzewidywalnych.
5. Imponderabilia
Rzeczy pozornie błahe, ale jednak odgrywające dużą rolę w projekcie. To mogą być niuanse personalne, kompleksy zarządzającego czy nawyki członków zespołu. Nie jesteśmy robotami i najczęściej nie potrafimy ukryć naszych animozji czy problemów. Wiążą się z tym często celowe – świadome i nieświadome działania związane z sabotowaniem elementów projektu – w tym zła komunikacja. Project manager powinien więc dbać o atmosferę w zespole.
To oczywiście nie wszystkie problemy, ale moja praktyka pokazuje, że one najczęściej nam przeszkadzają w osiągnięciu celu. Jak z nimi walczyć? O tym już w innym poście.
foto: sxc.hu (klsmith77)